Colaboración y participación interna
Distinguir informar, consultar, colaborar y decidir. Elegir el espacio de colaboración adecuado a la finalidad y definir responsabilidades, decisión, devolución y evidencias.
- Distinguir entre consultar, colaborar y decidir.
- Elegir un espacio de colaboración adecuado a una necesidad.
- Identificar perfiles y perspectivas relevantes.
- Definir responsabilidades, recursos, capacidad de decisión y devolución.
- Diseñar un espacio temporal de colaboración aplicable a tu contexto.
Pregunta de entrada
Un ayuntamiento reúne a personal de distintas áreas para recoger propuestas sobre una mejora. ¿Puede afirmar que está colaborando si las decisiones ya estaban tomadas y nadie explica qué ocurrirá con las aportaciones?
Por qué importa
Muchos retos públicos atraviesan varias unidades. Una solicitud ciudadana puede implicar a Atención Ciudadana, Registro, Informática y al área responsable de resolverla. Si cada unidad analiza únicamente su parte, pueden quedar sin atender los problemas que aparecen entre unas y otras.
Colaborar permite reunir conocimientos, detectar consecuencias no previstas y construir respuestas más completas. Sin embargo, convocar una reunión o solicitar opiniones no garantiza una participación útil. Es necesario aclarar la finalidad, seleccionar perfiles adecuados, distribuir responsabilidades, reservar tiempo y explicar qué capacidad de influencia tendrá el grupo.
1. La innovación como responsabilidad distribuida
Una cultura innovadora no concentra todas las propuestas en una única persona, departamento o unidad especializada. Las necesidades y oportunidades suelen detectarse allí donde se prestan los servicios, se tramitan procedimientos, se atiende a la ciudadanía o se coordinan recursos.
Responsabilidad distribuida no significa que todas las personas tengan las mismas funciones ni que puedan adoptar cualquier decisión. Significa reconocer diferentes formas de contribuir:
- detectar necesidades e incidencias;
- aportar datos y experiencia;
- formular o mejorar alternativas;
- advertir riesgos y garantías;
- participar en pruebas;
- valorar resultados;
- validar aspectos técnicos o jurídicos;
- adoptar la decisión que corresponda.
Una unidad de innovación, cuando existe, puede facilitar metodologías, conectar áreas o apoyar pruebas. No debería convertirse en el único lugar autorizado para innovar ni asumir responsabilidades que pertenecen a las áreas competentes.
2. Consultar, colaborar y decidir no son lo mismo
| Nivel | Qué ocurre | Compromiso necesario |
|---|---|---|
| Consultar | Se solicitan experiencias, opiniones o propuestas antes de valorar una cuestión. | Explicar qué está abierto, quién decidirá y qué respuesta se ofrecerá. |
| Colaborar | Varias personas desarrollan conjuntamente un diagnóstico, propuesta, prueba o revisión. | Definir finalidad, margen de actuación, responsabilidades y forma de trabajo. |
| Decidir | La persona, unidad u órgano competente selecciona, autoriza o adopta una actuación. | Aplicar los criterios y procedimientos correspondientes y comunicar la decisión. |
Consultar no es una participación de menor valor si la consulta es necesaria y sus límites son transparentes. Colaborar no implica que el grupo tenga capacidad para adoptar la decisión final. En una entidad local, determinadas decisiones corresponden a órganos o unidades concretas: un equipo puede recomendar una actuación, pero no sustituir informalmente a quien posee la competencia para autorizarla.
3. Elegir el espacio de colaboración adecuado
| Espacio | Cuándo resulta útil | Duración orientativa | Resultado esperado |
|---|---|---|---|
| Trabajo interdepartamental | Cuando una actuación afecta de forma continuada a varias áreas. | Periódica o vinculada a hitos. | Acuerdos de coordinación, responsabilidades y seguimiento. |
| Equipo temporal de mejora | Cuando existe un reto concreto que debe analizarse, diseñarse o probarse. | Unas semanas o hasta completar la tarea. | Propuesta, piloto, revisión o plan de mejora. |
| Comunidad de práctica | Cuando personas con funciones o retos semejantes necesitan compartir conocimiento de manera continuada. | Estable, con encuentros periódicos. | Aprendizajes, recursos comunes y apoyo profesional. |
| Grupo de contraste | Cuando se necesita revisar una propuesta desde perspectivas diferentes. | Una o varias sesiones breves. | Observaciones, riesgos, mejoras y cuestiones pendientes. |
Una comunidad de práctica no es solamente una lista de distribución o un espacio compartido. Requiere interacción periódica y oportunidades para intercambiar conocimientos, experiencias y recursos. También pueden combinarse formatos: un equipo temporal puede elaborar una propuesta y solicitar después el contraste de personal que no ha participado directamente.
4. Diseñar la colaboración antes de convocarla
Antes de crear un grupo conviene responder ocho preguntas:
- Finalidad: ¿qué resultado concreto debe producir?
- Participantes: ¿qué conocimientos, experiencias y perspectivas son necesarios?
- Duración: ¿cuándo comienza y cuándo termina?
- Responsabilidades: ¿quién coordina, facilita, aporta información y documenta?
- Capacidad de decisión: ¿qué puede acordar el grupo y qué debe elevarse para validación?
- Forma de trabajo: ¿qué reuniones, canales y documentos se utilizarán?
- Devolución: ¿cómo se responderá a las aportaciones y se comunicarán las decisiones?
- Evidencias: ¿qué registros permitirán conocer el trabajo realizado y sus resultados?
| Responsabilidad | Función |
|---|---|
| Coordinación | Convocar, asegurar recursos, conectar el trabajo con la organización y realizar el seguimiento. |
| Facilitación | Ordenar la participación, cuidar los tiempos y ayudar a que se escuchen perspectivas diferentes. |
| Contribución | Aportar experiencia, información, propuestas y advertencias desde cada función. |
| Validación | Comprobar viabilidad técnica, jurídica, económica, organizativa o tecnológica. |
| Decisión | Autorizar, priorizar o adoptar la actuación dentro de las competencias correspondientes. |
| Documentación | Registrar propuestas, acuerdos, cuestiones pendientes, decisiones y aprendizajes. |
Una misma persona puede asumir varias funciones, especialmente en una entidad pequeña. Lo importante es que las responsabilidades no queden implícitas.
Pruébalo · Diseña un espacio de colaboración
Tiempo orientativo: 5 minutos. Diseña un espacio temporal para el reto formulado en B4.2. Este contenido se integrará en RP-B4-01 y podrás recuperarlo en la Actividad 5.
- Finalidad concreta
- ¿Qué resultado debe producir?
- Espacio elegido
- Interdepartamental / equipo temporal / comunidad de práctica / grupo de contraste.
- Participantes y perspectivas
- ¿Qué perfiles son necesarios?
- Duración
- ¿Cuándo comienza y termina?
- Responsabilidades principales
- Coordinación, facilitación, contribución, validación, decisión, documentación.
- Capacidad de decisión
- ¿Qué puede acordar el grupo y qué debe elevarse?
- Forma de trabajo
- Reuniones, canales y documentos.
- Devolución prevista
- ¿Cómo se responderá a las aportaciones?
- Evidencia que conviene conservar
- ¿Qué registros permitirán conocer el trabajo y sus resultados?
En pocas palabras
- La innovación es una responsabilidad distribuida, pero las competencias siguen estando definidas.
- Consultar, colaborar y decidir representan capacidades de influencia diferentes.
- El espacio de colaboración debe seleccionarse según la finalidad y la duración del reto.
- Participar requiere tiempo, recursos, responsabilidades y un margen de actuación claro.
- Toda aportación debe recibir una devolución.
- Los acuerdos, decisiones y resultados deben dejar evidencias reutilizables.
Comprueba lo aprendido
Selecciona una respuesta en cada pregunta para ver la retroalimentación.
Una decisión ya está adoptada, pero todavía puede definirse cómo se aplicará. ¿Qué debería comunicarse?
Varias unidades deben diseñar y probar durante un mes una mejora concreta. ¿Qué espacio resulta inicialmente más adecuado?
¿Cuál de estas opciones distribuye mejor las responsabilidades?
Un grupo de contraste formula varias observaciones que finalmente no se incorporan. ¿Qué debería hacer la organización?
Ya sabes cómo elegir y diseñar un espacio de colaboración. En B4.4 trabajarás cómo revisar una experiencia, documentar sus resultados y convertirlos en aprendizaje organizativo reutilizable.
Fuentes
- OECD — Declaration on Public Sector Innovation.
- OECD Observatory of Public Sector Innovation — Innovative Capacity of Governments: A Systemic Framework.
- OECD — The Public Sector Innovation Lifecycle.
- UK Cabinet Office — Community Development Framework.
Para ampliar
- OECD Observatory of Public Sector Innovation — recursos sobre colaboración, capacidad innovadora y aprendizaje en las administraciones públicas.
- UK Cabinet Office — orientaciones para crear y mantener comunidades de práctica en el sector público.
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