Identificación de agentes implicados
Un mapa de agentes describe quiénes deciden, aplican, utilizan y resultan afectados por un cambio, y con qué influencia, interés, impacto y disposición se relacionan con él. Ayuda a no dejar a nadie fuera y a evitar interpretaciones apresuradas.
- Identificar los papeles principales: decisión, impulso, colaboración, uso, representación, ciudadanía.
- Analizar cada agente con cuatro dimensiones: influencia, interés, impacto y disposición.
- Reconocer capacidades de apoyo y de bloqueo (formal, técnico, operativo, laboral, social, contractual).
- Evitar los agentes invisibles mediante recorridos del servicio, la información, la decisión, la implantación y el impacto.
- Elaborar un mapa inicial siguiendo ocho pasos y utilizando la ficha de identificación de agentes.
1. Un agente implicado, cinco papeles posibles
- Decide: aprueba, dota de recursos o fija prioridades.
- Impulsa: coordina el proyecto, comunica y mantiene el ritmo.
- Colabora: aporta conocimiento, validaciones o tareas necesarias.
- Utiliza: aplica la solución en el trabajo diario.
- Recibe el impacto: resulta afectado aunque no la utilice directamente.
2. Áreas de apoyo, personal usuario y representación
Además del equipo impulsor, resulta clave identificar áreas de apoyo (Secretaría, Intervención, contratación, RR. HH., informática, protección de datos, comunicación, atención ciudadana, archivo, prevención). El personal usuario conoce excepciones y soluciones informales que rara vez aparecen en los procedimientos formales. La representación del personal no puede tratarse como un público más cuando el cambio afecta a materias sujetas a información, consulta o negociación.
El EBEP regula la representación, participación y negociación colectiva del personal público. El mapa de agentes ayuda a detectar la necesidad, pero no sustituye el análisis jurídico ni los procedimientos formalmente exigibles.
3. Ciudadanía y agentes externos
- Ciudadanía destinataria, usuaria del trámite o afectada sin utilizar directamente el servicio.
- Asociaciones, entidades sociales, empresas, profesionales, proveedores tecnológicos.
- Otras entidades locales, diputaciones, administraciones autonómicas o estatales, organismos reguladores, colegios profesionales.
La OCDE recomienda buscar diversidad de experiencias y prestar atención a colectivos habitualmente infrarrepresentados.
4. Cuatro dimensiones para analizar a cada agente
| Dimensión | Pregunta principal | Notas |
|---|---|---|
| Influencia | ¿En qué medida puede modificar decisiones o desarrollo? | Puede proceder de autoridad, recursos, conocimiento, validaciones, ejecución cotidiana, ascendencia profesional o acceso a quienes deciden. |
| Interés | ¿Qué atención concede actualmente al proyecto? | Un interés bajo no equivale a indiferencia; puede deberse a desconocimiento, falta de tiempo o experiencias anteriores no atendidas. |
| Impacto | ¿Cuánto puede cambiar su situación? | Puede afectar a carga, autonomía, responsabilidades, capacidades, reconocimiento o calidad del servicio. |
| Disposición | ¿Cuál parece su posición actual ante un componente del cambio? | Favorable, favorable con condiciones, ambivalente, no suficientemente conocida, crítica, desfavorable. |
5. Capacidad de apoyo o bloqueo
- Formal: una autorización o validación es imprescindible.
- Técnica: no puede garantizarse seguridad o funcionamiento.
- Operativa: el procedimiento no puede aplicarse sin determinadas tareas.
- Laboral: materia sujeta a un procedimiento específico.
- Social: la falta de legitimidad compromete el servicio.
- Contractual: un proveedor controla una integración, licencia o prestación.
Apoyar no es limitarse a manifestar acuerdo: legitimar, aportar conocimiento, tiempo, recursos, pruebas con casos reales, comunicación o retroalimentación.
6. Evitar los agentes invisibles
- 1Servicio: ¿quién solicita, recibe, tramita, revisa y resuelve?
- 2Información: ¿quién genera, consulta, modifica, valida y conserva los datos?
- 3Decisión: ¿quién propone, informa, autoriza y responde por el resultado?
- 4Implantación: ¿quién configura, prueba, aprende, utiliza y ofrece soporte?
- 5Impacto: ¿quién puede ganar o perder tiempo, autonomía, accesibilidad o calidad?
- 6Excepciones: ¿quién atiende los casos que no encajan en el procedimiento habitual?
Seis recorridos del análisis: servicio, información, decisión, implantación, impacto y excepciones.
- Personal temporal o de turnos diferentes.
- Unidades pequeñas o núcleos de población alejados.
- Ciudadanía con dificultades digitales o personas con discapacidad.
- Colectivos que utilizan poco los canales generales de participación.
- Personas que recibirán el impacto más adelante.
7. Ocho pasos para elaborar un mapa inicial
- Delimitar el cambio: qué herramienta, procedimiento o servicio se modifica.
- Identificar las decisiones necesarias y quién puede adoptarlas o validarlas.
- Recorrer servicio e implantación: tareas, información, recursos y efectos.
- Generar una lista amplia (interna, externa, ciudadanía).
- Agrupar con un nivel útil, sin mezclar impactos claramente diferentes.
- Valorar influencia, interés, impacto y disposición con evidencias.
- Buscar omisiones y relaciones (¿quién representa a quién?).
- Revisar el mapa cuando cambien decisiones, impactos o posiciones.
Herramienta: ficha de identificación y análisis de agentes
Completa el análisis iniciado en B2.2, B2.3 y B2.4.
- Agente o grupo
- ¿Qué función, colectivo, área u organización estamos analizando?
- Relación con el cambio
- ¿Decide, impulsa, colabora, utiliza, representa o resulta afectado?
- Componente relacionado
- ¿Con qué decisión, tarea, herramienta o resultado se vincula?
- Impacto
- ¿Bajo, medio o alto? ¿Por qué?
- Interés
- ¿Qué atención concede actualmente al cambio?
- Influencia
- ¿Qué capacidad tiene para modificar decisiones o resultados?
- Fuente de influencia
- ¿Autoridad, recursos, conocimiento, ejecución, representación o relaciones?
- Disposición actual
- ¿Favorable, condicional, ambivalente, desconocida, crítica o desfavorable?
- Evidencia
- ¿En qué observaciones se apoya la valoración?
- Expectativas o preocupaciones
- ¿Qué espera ganar, perder o proteger?
- Capacidad de apoyo
- ¿Qué contribución podría facilitar el cambio?
- Capacidad de bloqueo
- ¿Qué actuación, omisión o validación podría impedir una parte necesaria?
- Relación con otros agentes
- ¿A quién influye, representa o necesita?
- Información pendiente
- ¿Qué debemos contrastar antes de completar el análisis?
- Fecha de revisión
- ¿Cuándo se actualiza la valoración?
El mapa simplifica una realidad cambiante. Debe combinarse con conversaciones, revisión de funciones, datos de impacto, obligaciones legales y actualizaciones durante la implantación.
En pocas palabras
- Un agente puede decidir, aplicar, facilitar, representar o resultar afectado.
- Influencia, interés e impacto son dimensiones diferentes.
- La disposición describe una posición actual ante un cambio concreto, no un rasgo permanente.
- La capacidad de bloqueo puede responder a una competencia formal, a un riesgo real o a una dependencia operativa.
- El mapa debe incluir al personal usuario, la representación del personal, la ciudadanía y a los agentes externos cuando corresponda.
Comprueba lo aprendido
Selecciona una respuesta en cada pregunta para ver la retroalimentación.
¿Qué agente debería recibir una atención especial en el análisis?
Una técnica administrativa sin posición jerárquica es consultada habitualmente por su conocimiento. ¿Cómo valorar su influencia?
Si un agente muestra poco interés por el proyecto, podemos concluir que sufrirá un impacto reducido.
Informática solicita retrasar una función porque no puede garantizar los permisos de acceso. ¿Interpretación inicial más adecuada?
El mapa nos dice quiénes están implicados. En B2.6. Escucha, participación y acompañamiento lo utilizaremos para seleccionar conversaciones, reuniones de contraste, grupos de trabajo, pruebas piloto, canales de dudas y medidas de formación ajustadas a cada agente.
Fuentes
- Bryson, J. M. — What to Do When Stakeholders Matter: Stakeholder Identification and Analysis Techniques.
- OCDE — Guidelines for Citizen Participation Processes.
- Real Decreto Legislativo 5/2015 — Texto refundido de la Ley del EBEP.
Para ampliar
- OCDE — Open Government for Stronger Democracies.
- Reed, M. S. et al. — Who's In and Why? A Typology of Stakeholder Analysis Methods.
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