Comunicar para implicar
Miniplan de comunicación del cambio
Diseña un miniplan de comunicación aplicado al reto trabajado. Identifica públicos prioritarios, sus necesidades, mensajes por público, canales y momentos, y responsables de comunicar, escuchar y responder. Prepara un mensaje clave y define mecanismos de escucha y devolución.
Qué aprenderás
- Diferenciar entre informar y acompañar comunicativamente un cambio.
- Identificar públicos con necesidades distintas.
- Construir una narrativa clara sobre qué cambia, por qué y para qué.
- Distinguir información confirmada, provisional y pendiente.
- Formular mensajes concretos y accionables.
- Seleccionar canales, momentos y frecuencias adecuados.
- Asignar responsabilidades de validación, comunicación y respuesta.
- Incorporar mecanismos de escucha y devolución.
- Prever evidencias para comprobar si la comunicación ha funcionado.
- Preparar contenidos reutilizables en la estrategia final.
Competencias que se movilizan
- Planificar la comunicación de cambios organizativos.
- Adaptar mensajes a diferentes perfiles de la Administración Local.
- Comunicar límites e incertidumbres de forma responsable.
- Facilitar la participación y la coordinación entre áreas.
- Aplicar criterios de claridad, accesibilidad e inclusión.
- Relacionar liderazgo, comunicación y acompañamiento.
- Evaluar la utilidad de una comunicación.
- Trasladar los aprendizajes al entorno profesional.
Situación de partida
Utiliza el mismo reto trabajado en las actividades anteriores. Puedes apoyarte en el diagnóstico (A1), el mapa de agentes (A2), el modelo y actuaciones (A3) o una versión revisada del reto. Céntrate en una fase concreta.
Caso ficticio con fines didácticos.
El equipo impulsor del Ayuntamiento de Valdeloma ha decidido realizar una prueba de seis semanas con un circuito compartido en dos áreas. Debe comunicar por qué se realiza, qué solicitudes se incluyen, qué áreas participan, qué permanece igual, qué deberá hacer cada grupo, qué apoyo estará disponible, cómo se recogerán las incidencias, cuándo se revisarán los resultados y cómo se comunicará la decisión posterior.
Instrucciones paso a paso
Delimita el cambio y la finalidad de la comunicación
Situación, finalidad pública, cambio, fase, alcance, aspectos fuera y resultado que debe conseguir la comunicación. Evita objetivos genéricos como «informar a todo el personal».
Identifica los públicos prioritarios
Al menos tres públicos. Para cada uno: cómo le afecta, qué necesita saber, actuación esperada, dudas o preocupaciones y capacidad de participación o influencia.
Construye la narrativa central
Situación, evidencias, finalidad, decisión, cambio, permanencia, personas afectadas, apoyo, cuestiones abiertas y próxima actualización. Distingue información confirmada, provisional, pendiente y desconocida.
Redacta el mensaje clave
100-150 palabras para un público prioritario. Debe permitir comprender qué ocurre, por qué, alcance, qué cambia y permanece, actuación esperada, apoyo, cuestiones abiertas y siguiente actualización.
Diseña las actuaciones de comunicación
Por público: objetivo, mensaje, canal, momento, frecuencia, quién valida, comunica, responde y respuesta esperada. Al menos una actuación anterior, durante y de revisión.
Incorpora escucha, respuesta y devolución
Para cada mecanismo: qué recoge, quién atiende, cómo se registra, plazo de respuesta, escalado, cómo se comunica lo decidido, evidencia a conservar.
Revisa el conjunto
Coherencia entre públicos, mensajes y canales; claridad de responsabilidades; correspondencia con las fases; comunicación honesta de incertidumbres; accesibilidad; protección de datos; escucha y devolución; posibilidad de evaluación.
Plantilla de trabajo
Once secciones (A–K) que estructuran el miniplan. Puedes utilizar tablas, listas o pequeños esquemas.
- Sección AA. Identificación del cambio
Título, situación, finalidad, cambio previsto, fase, alcance, aspectos fuera, objetivo de la comunicación.
- Sección BB. Estado de la información
Confirmada, provisional, pendiente, desconocida, aspectos inamovibles, próxima decisión.
- Sección CC. Públicos prioritarios
Relación con el cambio, necesidad, dudas, actuación esperada, capacidad de participación.
- Sección DD. Narrativa central
Situación a mejorar, evidencias, finalidad pública, decisión, cambio, permanencia, actuación, apoyo, pendientes, próxima actualización.
- Sección EE. Mensaje clave
Público destinatario, canal previsto y mensaje de 100-150 palabras.
- Sección FF. Matriz de comunicación
Público, objetivo, mensaje, canal, momento/frecuencia, quién valida/comunica/responde, respuesta esperada.
- Sección GG. Escucha, respuesta y devolución
Mecanismo, qué recoge, responsable, tratamiento, plazo, forma de devolución, evidencia.
- Sección HH. Comunicación de límites e incertidumbres
Cuestión, estado, cómo se comunicará, próxima revisión.
- Sección II. Accesibilidad e inclusión
Medidas para acceso real, claridad, alternativas, protección de datos, perspectiva de género.
- Sección JJ. Evaluación y evidencias
Alcance, comprensión, utilidad, dudas, capacidad de respuesta, ajustes.
- Sección KK. Síntesis final
Público de mayor atención, mensaje que no puede ser ambiguo, principal incertidumbre, mecanismo de escucha, primera actuación.
Qué debes entregar
- Identificación y alcance del cambio.
- Objetivo de comunicación.
- Estado de la información.
- Análisis de al menos tres públicos prioritarios.
- Narrativa central.
- Un mensaje clave.
- Matriz de comunicación.
- Mecanismos de escucha, respuesta y devolución.
- Comunicación de límites e incertidumbres.
- Medidas básicas de accesibilidad e inclusión.
- Indicadores o señales de seguimiento.
- Síntesis final.
Nombre orientativo: Apellido_Nombre_Actividad4_Comunicacion. El formato técnico, lugar y fecha de entrega se ajustarán a las indicaciones de la plataforma.
Criterios de revisión
- Delimitación del cambio. Se comprende qué se pretende mejorar, cuál es el alcance y la fase.
- Finalidad de la comunicación. El objetivo permite comprender qué debe saber, entender o hacer cada público.
- Identificación de públicos. Perfiles diversos y análisis de necesidades específicas.
- Narrativa y mensaje clave. Se explica qué cambia, por qué, para qué y qué permanece con lenguaje claro.
- Honestidad y precisión. Se diferencian decisiones confirmadas, provisionales, pendientes y desconocidas.
- Canales, momentos y frecuencia. Coherentes con los públicos y con las fases del cambio.
- Responsabilidades. Se identifica quién valida, comunica, facilita y responde.
- Escucha y devolución. Mecanismos viables para recoger, tratar y responder aportaciones.
- Accesibilidad e inclusión. Acceso real, claridad, igualdad y protección de datos.
- Evaluación y evidencias. Señales útiles para comprobar alcance, comprensión y capacidad de respuesta.
- Aplicación a la Administración Local. El plan es pertinente para una situación real o verosímil.
- Claridad y utilidad. El documento puede reutilizarse en la estrategia final.
No se valorará la capacidad persuasiva ni que todas las personas estén de acuerdo con el cambio: se valorará una comunicación clara, coherente, honesta, accesible y aplicable.
Lista de comprobación
- He delimitado el cambio y la fase.
- He formulado un objetivo concreto de comunicación.
- He identificado al menos tres públicos prioritarios.
- He analizado qué necesita cada público.
- He explicado qué cambia, por qué y para qué.
- He indicado qué aspectos permanecerán igual.
- He distinguido información confirmada, provisional y pendiente.
- He redactado un mensaje breve, claro y accionable.
- He seleccionado canales adecuados para cada necesidad.
- He incluido actuaciones antes, durante y después del inicio.
- He asignado responsabilidades de validación, comunicación y respuesta.
- He incorporado mecanismos de escucha.
- He previsto una forma de devolución.
- He indicado cuándo se proporcionará nueva información.
- He evitado promesas no verificadas.
- He considerado accesibilidad, inclusión y protección de datos.
- He definido evidencias e indicadores básicos.
- He evitado nombres, expedientes o información confidencial.
- He guardado una copia del documento.
El resultado podrá incorporarse a los apartados de comunicación, participación, liderazgo y acompañamiento de la Estrategia básica de cambio e innovación.
Recuerda
Distingue lo confirmado, lo provisional, lo pendiente y lo desconocido. Comunicar la incertidumbre con honestidad refuerza la confianza.
Escucha con devolución
Recoger aportaciones sin explicar su tratamiento aumenta la desconfianza. Cada mecanismo de escucha necesita responsable, plazo y forma de devolución.