Generación, selección y priorización de ideas
Diferenciar necesidad, idea y propuesta; comprobar competencias, garantías e información; aplicar criterios transparentes de valor público, impacto, viabilidad, esfuerzo, urgencia y riesgo controlado.
- Distinguir entre una necesidad, una idea y una propuesta suficientemente formulada.
- Realizar comprobaciones previas antes de comparar iniciativas.
- Aplicar criterios de valor público, impacto, viabilidad, esfuerzo, urgencia y riesgo.
- Utilizar una matriz sencilla de priorización.
- Justificar y comunicar una decisión sin convertir la puntuación en una respuesta automática.
Pregunta de entrada
Un ayuntamiento recibe veinte propuestas de mejora. Una obtiene muchos votos, otra resolvería una incidencia urgente y una tercera podría generar más valor, pero exige comprobar su viabilidad. ¿Cuál debería desarrollar primero?
Por qué importa
Las organizaciones públicas suelen disponer de más necesidades y propuestas que tiempo, presupuesto y capacidad para desarrollarlas. Elegir es inevitable. La cuestión es si esa elección se realiza de manera improvisada, por orden de llegada, por la influencia de quien propone o mediante criterios conocidos y razonados.
Priorizar no consiste únicamente en identificar la idea más atractiva. Requiere comprender la necesidad, formular propuestas comparables, comprobar condiciones básicas y valorar qué actuación puede aportar más valor público dentro de los recursos, responsabilidades y garantías existentes.
Una selección transparente permite explicar por qué una iniciativa se desarrolla, se aplaza, necesita más información o no continúa. También evita que solicitar ideas genere expectativas que la organización no pueda cumplir.
1. De la necesidad a una propuesta comparable
| Elemento | Pregunta que responde | Ejemplo |
|---|---|---|
| Necesidad | ¿Qué situación requiere atención? | Algunas solicitudes se derivan inicialmente al área incorrecta. |
| Idea | ¿Qué podríamos hacer? | Añadir ejemplos a las categorías utilizadas para clasificar las solicitudes. |
| Propuesta | ¿Qué cambio se plantea, para quién y con qué resultado esperado? | Revisar las categorías con Atención Ciudadana, añadir ejemplos y probarlas durante dos semanas para reducir las derivaciones incorrectas. |
| Iniciativa | ¿Cómo se organizará su desarrollo? | Equipo responsable, tareas, recursos, plazo, validaciones, prueba e indicadores. |
Una necesidad no debe descartarse porque todavía no incluya una solución: puede ser el punto de partida para generar alternativas. Una idea atractiva no debe priorizarse hasta aclarar qué necesidad resuelve y qué resultado pretende conseguir.
Ficha mínima de una propuesta
- Necesidad: ¿qué sucede y qué evidencia lo muestra?
- Personas o servicios afectados: ¿para quién resulta relevante?
- Cambio propuesto: ¿qué se plantea hacer?
- Resultado esperado: ¿qué debería mejorar?
- Alcance inicial: ¿dónde, durante cuánto tiempo o sobre qué casos se aplicaría?
- Condiciones conocidas: ¿qué recursos, competencias o validaciones pueden ser necesarios?
- Información pendiente: ¿qué debe comprobarse antes de decidir?
La ficha no pretende convertir cada idea en un proyecto completo. Su finalidad es evitar comparaciones injustas entre una propuesta detallada y otra descrita en una sola frase.
2. Comprobar antes de puntuar
Comprobaciones previas
- Necesidad: ¿existe un problema, oportunidad o finalidad suficientemente clara?
- Competencia: ¿puede actuar la entidad o necesita coordinación, autorización o intervención de otra administración?
- Alineación: ¿la propuesta contribuye a las prioridades y responsabilidades del servicio?
- Garantías: ¿puede afectar a derechos, legalidad, protección de datos, seguridad, accesibilidad, contratación o continuidad del servicio?
- Coherencia: ¿duplica una actuación existente o entra en conflicto con otro proyecto?
- Información mínima: ¿se conoce lo suficiente para compararla o necesita una exploración previa?
- Naturaleza de la actuación: ¿es una mejora opcional o una obligación que debe atenderse con independencia de su puntuación?
Una actuación necesaria para cumplir una obligación normativa, proteger derechos o resolver una incidencia crítica no debería competir en igualdad de condiciones con propuestas discrecionales de mejora: debe trasladarse al canal de decisión y cumplimiento correspondiente. Cuando exista una duda jurídica, tecnológica o económica, la propuesta puede pasar a una fase de validación para obtener la información necesaria.
3. Criterios para priorizar con transparencia
Los criterios deben definirse antes de conocer qué propuesta se desea favorecer y aplicarse de forma semejante a todas las iniciativas comparables.
Valor público
Analiza por qué la iniciativa merece ser desarrollada desde la finalidad de la organización: mejora de la calidad, accesibilidad o equidad del servicio, protección de derechos, respuesta a necesidades ciudadanas, eficiencia, transparencia y confianza o mejora de las condiciones para prestar el servicio. El valor público no equivale a popularidad.
Impacto
Valora la magnitud del resultado esperado: cuántas personas, expedientes o servicios podrían beneficiarse; con qué intensidad; durante cuánto tiempo; qué evidencia lo respalda y cómo podría comprobarse.
Viabilidad
Examina si la iniciativa puede desarrollarse en las condiciones existentes: competencia, viabilidad técnica, adecuación jurídica, presupuesto, capacidades y tiempo, interoperabilidad, mantenimiento y aceptación. No debe utilizarse para proteger automáticamente la práctica actual.
Esfuerzo
Estima recursos necesarios para diseñar, implantar y mantener: dedicación, coste, coordinación, contratación, formación, cambios de procedimientos y mantenimiento posterior. Considera el esfuerzo total, no solo el coste inicial.
Urgencia
Valora las consecuencias de esperar: fechas límite, perjuicios o retrasos actuales, riesgo de agravamiento, oportunidad que se perdería. Debe basarse en consecuencias comprobables, no en visibilidad o insistencia.
Riesgo controlado
Identifica la incertidumbre y posibles consecuencias negativas: afectación a derechos, errores, seguridad y datos, dependencia, costes no previstos, sobrecarga, dificultad para revertir, desigualdad. El riesgo no equivale a novedad.
| Criterio | 1 · Reducido | 2 · Moderado | 3 · Elevado |
|---|---|---|---|
| Valor público | Escaso o difícil de justificar. | Contribución razonable. | Contribución clara y relevante. |
| Impacto | Afecta a pocos casos o beneficio pequeño. | Efecto moderado o intermitente. | Efecto amplio o sostenido. |
| Viabilidad | Requiere condiciones que hoy no existen. | Posible con ajustes o apoyos. | Realizable con condiciones actuales. |
| Esfuerzo proporcionado | Elevado en tiempo, coste o coordinación. | Ajustado a los recursos. | Reducido respecto al beneficio esperado. |
| Urgencia | Puede esperar sin consecuencias. | Conviene atenderla en un plazo prudencial. | Consecuencias inmediatas si no se actúa. |
| Riesgo controlado | Riesgos elevados o sin medidas suficientes. | Riesgos identificados con medidas razonables. | Riesgos bajos y bajo control. |
| Decisión | Cuándo aplicarla |
|---|---|
| Desarrollar | Propuesta clara, viable y con valor público suficiente. |
| Validar | Requiere una comprobación jurídica, técnica o económica antes de decidir. |
| Reformular | La necesidad es válida, pero la propuesta debe redefinirse o combinarse con otra. |
| Reservar | No es prioritaria ahora, pero conviene recuperarla si cambian las condiciones. |
| No continuar | No responde a la necesidad, no aporta valor suficiente o presentaría dificultades desproporcionadas. |
Esta clasificación evita que las ideas no seleccionadas terminen en una lista indefinida de pendientes. También permite trabajar con una pequeña cartera equilibrada: una mejora inmediata de bajo esfuerzo, una propuesta estratégica que necesita validación y una prueba para reducir la incertidumbre de una iniciativa prometedora.
Herramienta: RP-B4-02 (priorización). Matriz de priorización de ideas
Comparar propuestas mediante criterios comunes y documentar una decisión comprensible y revisable. Incluye identificación, comprobaciones previas, valoración y decisión.
- 1. Identificación
- Propuesta, necesidad, evidencia, personas afectadas, cambio propuesto, resultado esperado, información pendiente.
- 2. Comprobaciones previas
- Necesidad definida, competencia, alineación con prioridades, validaciones necesarias, no duplica, información mínima, obligación o incidencia crítica.
- 3. Valoración (1–3 + evidencia)
- Valor público, impacto, viabilidad, esfuerzo proporcionado, urgencia, riesgo controlado, total orientativo.
- 4. Decisión
- Desarrollar / validar / reformular / reservar / no continuar. Razón principal, validaciones pendientes, responsable del siguiente paso, plazo de revisión, indicador o evidencia, devolución prevista.
Recomendaciones: comparar iniciativas semejantes, puntuar primero individualmente cuando participen varias áreas, explicar diferencias, registrar evidencias y no solo puntuaciones, no sumar automáticamente si existe un riesgo crítico, revisar la priorización si cambian las condiciones y comunicar decisión y siguiente paso. Podrás incorporar la matriz a la Actividad 5.
En pocas palabras
- Las necesidades, las ideas y las propuestas representan niveles diferentes de definición.
- Antes de puntuar deben comprobarse competencias, obligaciones, garantías e información disponible.
- Priorizar implica valorar valor público, impacto, viabilidad, esfuerzo, urgencia y riesgo.
- Las puntuaciones deben ir acompañadas de evidencias y justificaciones.
- Una matriz organiza la deliberación, pero no sustituye las validaciones ni la decisión competente.
- Las propuestas pueden desarrollarse, validarse, reformularse, reservarse o descartarse razonadamente.
- Quienes aportan ideas deben conocer qué se ha decidido y por qué.
Comprueba lo aprendido
Selecciona una respuesta en cada pregunta para ver la retroalimentación.
¿Cuál de estas opciones está mejor formulada para poder compararla?
Una propuesta puede afectar a datos personales, pero todavía no se ha analizado ese aspecto. ¿Qué debería hacerse?
Una idea obtiene la puntuación total más alta. ¿Qué significa?
Una propuesta no se selecciona porque existe otra actuación en marcha que atiende la misma necesidad. ¿Qué debería hacer la organización?
Ya sabes recoger, formular y priorizar propuestas con criterios explícitos. En B4.6 analizarás experiencias de innovación y cambio en la Administración Local para identificar qué aprendizajes pueden transferirse y qué condiciones deben revisarse antes de adaptar una buena práctica.
Fuentes
- OECD OPSI — What’s Possible? Finding and Filtering Ideas.
- OECD — Declaration on Public Sector Innovation.
- GOV.UK Service Manual — Deciding on priorities.
- GOV.UK Service Manual — Understanding user needs.
Para ampliar
- OECD Observatory of Public Sector Innovation — herramientas y casos sobre búsqueda, filtrado y desarrollo de ideas.
- GOV.UK Service Manual — orientaciones sobre priorización, investigación de necesidades y desarrollo iterativo de servicios.
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